Organiseren van een activiteit

Het organiseren van een activiteit bestaat globaal uit drie stappen zoals hieronder beschreven.

Stap 1: Aanmelden activiteiten door instructeurs

Het aanmelden van een activiteit begint met het invullen van een aanmeldformulier.

Het gemakkelijkst kunt u dit doen door het on-line aanmeldformulier in te vullen en verzenden.

Daarnaast zijn er nog twee aanmeldformulieren beschikbaar bij Instructeurs->Downloads
Kies het meest geschikte formulier en vul deze in. Als je er niet uitkomt, of de formaten zijn ongeschikt kun je uiteraard altijd een eigen tekst document aanleveren.
De webbeheerders zullen dan het document opmaken tot een web waardige tekst.

Vul het download formulier in en zend deze naar de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Als een begroting gemaakt moet worden moet deze ook naar de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Een begroting moet altijd worden gemaakt als er kosten verbonden zijn aan een activiteit, met uitzondering van 1 of 2 daagse tochten.

Stap 2: Aanmeldformulier opstellen voor deelnemers

Dit is alleen van toepassing als de aanmeldprocedure via de NZKV website loopt.
Een aanmeldprocedure via de website is van toepassing als betalingen door deelnemers voor een activiteit aan de NZKV moeten worden gedaan.
Met deze aanmeld procedure krijgt de deelnemer bevestiging van inschrijving, de organisator wordt geïnformeerd en de penningmeester wordt geïnformeerd.
Ook de web beheerder wordt geïnformeerd dat er een update is van de database.

Er zijn in de downloads meerdere aanmeldformulieren beschikbaar.

Voor de belangrijkste jaarlijks terugkerende activiteiten zijn formulieren voorbereidt.
Meestal weten de webbeheerders wel welk formulier van toepassing is, zeker als de activiteit al eerder heeft plaatsgevonden.
Je kunt ook het algemene formulier gebruiken en dit naar eigen inzicht aanpassen.
Verlaat echter niet het tabel formaat.

Losse verhalen, tenzij er expliciet om gevraagd wordt kunnen leiden tot fouten.

Maak als organisator uw keuze indien dit nodig is en geef deze tegelijkertijd door met de aanmelding naar de activiteiten coördinator.

Stap 3: Begroting

Er is een standaard begrotingsformulier voorbereid. Dit formulieren rekent automatisch de kostprijs uit.
Heb je een kosten post die niet in de lijst staat? Er zijn een aantal vrije velden in te vullen velden. 

Uiteraard kun je ook een eigen begrotingsformaat gebruiken.
Als je een begroting hebt opgesteld stuur je deze zoals al vermeld naar de penningmeester voor het vaststellen van de definitieve tarieven.

Na goedkeuring van de penningmeester stuurt deze de bevestiging naar de activiteiten coördinator en de webbeheerder. Mocht je problemen hebben met begroten, dan kun je altijd de penningmeester raadplegen.

Het verdere verloop

Na goedkeuring van de penningmeester zal de coördinator de informatie doorsturen naar de webbeheerders. 

Deze zullen alle informatie plaatsen met in achtname van verschillende web criteria en ter verificatie aanbieden aan de organisator.
Als er ingeschreven moet worden via de website zal altijd de organisator worden verzocht de eerste inschrijving te verrichten.
Met de eerste inschrijving wordt dan de activiteiten database gegenereerd. De activiteiten databases zullen in de toekomst on-line beschikbaar komen.

Web tekst en waar van toepassing formulier content, web response en mail response kunnen dan naar wens worden aangepast als daar behoefte aan is. 

Deze communicatie kan direct met de webmasters en eventueel cc naar de coördinator. Liever niet eerst via de coördinator omdat dit vertragend kan werken, zeker als er meerdere malen moet worden gecorrespondeerd.
Bovendien is dit soort communicatie ook volledig online mogelijk waarbij resultaten direct zichtbaar zijn.

Stap 4: Na afloop van de activiteit

Het niet doorgaan van een activiteit wordt gemeld aan de voorzitter en de coördinator.
Bij wel doorgaan van een activiteit is het verzoek binnen een redelijke termijn een kort verslag te sturen naar de voorzitter en de secretaris.
Deze informatie is nodig om voor het activiteiten deel van het jaarverslag.

 Afwijkende procedures

Tijdens de jaarvergadering van de NZKV wordt de eerste vaarkalender van het komende jaar opgesteld.
Zodra de agenda wordt ontvangen van de coördinator wordt het voorlopige programma gepubliceerd.
Dit maakt het voor deelnemers mogelijk om data vast te leggen in agenda's.

De nadere invulling komt later. Omdat dit al goedgekeurde activiteiten betreft kan deze informatie direct naar de webbeheerders en cc naar de coördinator.
Goedkeuring van begrotingen een vaststelling van tarieven is altijd aan de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Deze informatie moet dan ook in dit geval eerst naar de penningmeester.